Samozatrudnienie i zakładanie działalności gospodarczej w USA – poradnik PolonAds.com

Witamy na portalu PolonAds.com! Jeśli planujesz zacząć pracę na własny rachunek w USA, przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik po samozatrudnieniu i rejestracji firmy. Omówimy dostępne formy działalności (sole proprietorship, LLC, corporation) oraz różnice między nimi. Wyjaśnimy, jak uzyskać numer EIN (Employer Identification Number) – kiedy i gdzie się zgłosić na stronie IRS. Podpowiemy, jakie licencje i pozwolenia mogą być wymagane w wybranych stanach (Nowy Jork, Illinois, Kalifornia, Floryda). Opiszemy też podstawowe obowiązki podatkowe przedsiębiorcy (zeznania roczne, podatek samozatrudnienia, zaliczki) oraz wskazówki, gdzie szukać darmowego wsparcia dla małych firm (SBA, SCORE, lokalne programy). Na koniec zachęcamy do korzystania z PolonAds – znajdziesz tu oferty firm i usług wspierających polskich przedsiębiorców w USA.

Rodzaje działalności gospodarczej

W USA można prowadzić biznes na kilka sposobów. Najpopularniejsze formy to:

• Jednoosobowa działalność (sole proprietorship) – najprostsza struktura. Z automatu stajesz się właścicielem firmy, jeśli prowadzisz działalność bez formalnej rejestracji spółki . Nie ma osobnej osobowości prawnej, więc cały majątek firmy nie jest oddzielony od majątku osobistego właściciela. W praktyce oznacza to pełną odpowiedzialność za długi i zobowiązania biznesu – nie masz ochrony majątku prywatnego . Ta forma jest łatwa do założenia, ale ma ograniczone możliwości pozyskiwania kapitału (nie można np. emitować akcji) .
  
  

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) – połączenie cech spółki osobowej i korporacji. LLC to osobny byt prawny dopuszczony przez prawo stanowe . Właściciele (zwani członkami) LLC mają w większości przypadków ograniczoną odpowiedzialność – ich majątek osobisty zwykle jest chroniony przed długami firmy . Domyślnie zyski i straty spółki są „przekazywane” na osobiste zeznania podatkowe właścicieli (tzw. opodatkowanie przejściowe), dzięki czemu unika się podwójnego opodatkowania jak w korporacji . Jeśli jednak członkowie LLC zdecydują inaczej, mogą wybrać formę podatkową korporacji. Członkowie LLC uznawani są za osoby samozatrudnione i odprowadzają na Social Security i Medicare podatek samozatrudnienia (ok. 15,3% zysku) .
  
  

• Korporacja (Corporation, zwykle „C corp”) – osobny byt prawny oddzielony od właścicieli . Oznacza to najsilniejszą ochronę majątku osobistego akcjonariuszy przed zobowiązaniami firmy . Z drugiej strony korporacja wymaga więcej formalności: rejestracji w stanowym urzędzie (Certificate of Incorporation) oraz prowadzenia odrębnej księgowości i raportów. Korporacje płacą podatek dochodowy od wypracowanych zysków, a następnie dywidendy wypłacane akcjonariuszom są ponownie opodatkowane (podwójne opodatkowanie) . Z uwagi na te koszty, korporacje najczęściej zakładają firmy potrzebujące dużych inwestycji lub planujące późniejszą emisję akcji. (Istnieje także spółka S – odmiana korporacji przekazująca zyski bezpośrednio właścicielom, omijając podwójne opodatkowanie, ale ma ograniczenia dotyczące udziałowców.)
  
  

Jak uzyskać EIN

Numer EIN (Employer Identification Number) to unikalny identyfikator podatkowy przyznawany przez IRS każdej firmie lub organizacji w USA . EIN jest potrzebny m.in. do rozliczania podatków (formularze podatkowe) oraz zatrudniania pracowników. Aby uzyskać EIN, przejdź na oficjalną stronę IRS (sekcja Get an EIN) i wypełnij formularz online. Aplikacja internetowa jest preferowaną formą – po poprawnym wypełnieniu formularza SS-4 numer jest nadawany natychmiastowo . Narzędzie online działa w dni robocze (Pon–Pt) w godzinach 7–22 czasu wschodniego.

• EIN online – Wejdź na stronę IRS i użyj internetowego narzędzia do nadania EIN . Formularz SS-4 wymaga podstawowych informacji o firmie i jej właścicielu. Po wypełnieniu formularza numer zostanie przydzielony od ręki. Internetowa aplikacja dla obywateli USA/posiadających SSN lub ITIN działa tylko, gdy firma ma siedzibę w USA (stanach lub terytoriach).
  
  

• Alternatywy (fax, poczta, telefon) – Jeśli nie możesz skorzystać z Internetu, możesz wysłać podpisany formularz SS-4 faksem lub pocztą do odpowiedniego centrum IRS . Przesłanie pocztą trwa dłużej (około 4 tygodni). Od 2012 r. IRS ogranicza wydawanie EIN do jednej aplikacji na osobę odpowiedzialną dziennie. Dla firm spoza USA dostępna jest opcja telefoniczna – dzwoniąc pod numer 267-941-1099 można uzyskać EIN (trzeba być upoważnionym do odbioru numeru) .
  
  

• Rejestracja firmy przed EIN – Zanim poprosisz o EIN, upewnij się, że zarejestrowałeś swoją działalność w odpowiednim stanie (np. założyłeś LLC czy korporację). IRS zaleca najpierw utworzyć podmiot prawny w stanowym urzędzie rejestrowym, a dopiero potem aplikować o EIN . Jeśli pominiesz ten krok, otrzymanie EIN może się opóźnić lub wymagać korekt.
  
  

Po uzyskaniu EIN pamiętaj, że liczba przyznanych numerów jest ograniczona (1 na osobę dziennie), a wszelkie urzędy podatkowe (federalny IRS oraz ewentualnie stanowe) będą go używać do twoich rozliczeń podatkowych.

Licencje i pozwolenia

Wielu rodzajów działalności w USA wymaga uzyskania dodatkowych licencji lub zezwoleń – zarówno na poziomie stanowym, jak i lokalnym (miasto/hrabstwo). Wymagania zależą od rodzaju biznesu (np. sprzedaż alkoholu, usługi budowlane, gastronomia, usługi finansowe itp.). Poniżej wskazujemy oficjalne źródła, gdzie sprawdzić wymogi licencyjne w wybranych stanach:

• Nowy Jork (Stan) – Nowy Jork udostępnia narzędzie NYS Business Wizard, które po zadaniu kilku pytań podpowie, jakie licencje stanowe i lokalne są wymagane dla twojej działalności . Dodatkowo można założyć konto na portalu NY License Center, co umożliwia przeszukanie i złożenie wniosków o odpowiednie pozwolenia .
  
  

• Miasto Nowy Jork (NYC) – Nowojorczycy mogą skorzystać z serwisu NYC Business Wizard (Strony Step-by-Step Wizard), gdzie po wypełnieniu formularza otrzymasz listę potrzebnych licencji i zezwoleń miejskich, stanowych i federalnych . To wygodny sposób, by upewnić się, że spełniasz wszystkie regulacje lokalne.
  
  

• Illinois – W Illinois profesjonalne licencje i pozwolenia (np. dla zawodów regulowanych) obsługuje Departament Regulacji Finansowej i Zawodowej (IDFPR). Na jego stronie dostępna jest wyszukiwarka License Lookup, która pozwala znaleźć i zweryfikować licencje zawodowe na terenie stanu . Dodatkowo niektóre branże (np. transport, zdrowie) mogą wymagać oddzielnych zezwoleń od agencji stanowych, a licencje biznesowe (jak ogólna licencja handlowa) zwykle wydaje lokalny urząd hrabstwa lub miasta (np. Chicago Business Affairs). Zawsze warto sprawdzić wymogi w urzędzie stanu Illinois (ILSOS) oraz urzędzie lokalnym w miejscu prowadzenia firmy.
  
  

• Kalifornia – W Kalifornii głównym narzędziem jest portal CalGOLD (California Government Online to Desktops) . CalGOLD udostępnia przewodnik po stanowych i lokalnych licencjach oraz bezpośrednie linki do formularzy i informacji. Ponadto Kalifornia ma wiele oddziałów licencyjnych (np. Department of Consumer Affairs), więc w zależności od branży może być wymagany dodatkowy certyfikat lub rejestracja w odpowiedniej agencji.
  
  

• Floryda – Na Florydzie wiele licencji profesjonalnych (budowlane, medyczne, rozrywkowe, itp.) nadzoruje Florida Department of Business and Professional Regulation (DBPR). Na stronie DBPR Online Services możesz wyszukać licencje regulowanych zawodów i uzyskać informacje o wymaganiach . Z kolei w przypadku podatków ze sprzedaży lub licencji biznesowych (np. sprzedaż detaliczna, usługi jednorazowe) należy zarejestrować się w Florida Department of Revenue i pobrać ewentualną licencję sprzedawcy (Sales Tax Permit). Dodatkowo poszczególne hrabstwa i miasta Florydy mogą wymagać lokalnych zezwoleń, więc warto sprawdzić regulacje w urzędzie miasta (np. Miami, Orlando) lub hrabstwa.
  
  

W każdym stanie przy zakładaniu firmy pamiętaj o sprawdzeniu wymagań licencyjnych na stronach rządowych (stanowych i lokalnych). Oficjalne portale stanowe zawierają zwykle narzędzia do wyszukiwania wymaganych zezwoleń lub bezpośrednie instrukcje dla nowych przedsiębiorców .

Podstawowe obowiązki podatkowe samozatrudnionego

Jako osoba prowadząca jednoosobową działalność lub podobną formę (np. LLC rozliczane jak sole proprietorship) będziesz musiał wypełnić odpowiednie zobowiązania podatkowe:

• Roczna deklaracja dochodów: Som osób samozatrudnionych składają roczne zeznanie na formularzu 1040 (albo 1040-SR) z załącznikiem Schedule C (Profit or Loss from Business) . W załączniku C wykazujesz przychody i koszty firmy, co daje dochód/netto z działalności. Podatek dochodowy od tego dochodu rozliczasz na Form 1040.
  
  

• Podatek samozatrudnienia (Self-Employment Tax): Do podstawowego podatku dochodowego dochodzi SE tax, czyli składki na Social Security i Medicare od dochodu netto. Obecna stawka to 15,3% (12,4% na Social Security i 2,9% na Medicare) . IRS wyjaśnia, że samozatrudnieni muszą sami odprowadzać te składki, podobnie jak pracodawca i pracownik łącznie . Podatek SE rozlicza się na formularzu Schedule SE i dolicza do rocznego rozliczenia 1040 .
  
  

• Zaliczki kwartalne: Ponieważ pracując na własny rachunek nie masz potrąceń na podatek w trakcie roku, IRS wymaga wpłacania zaliczek podatkowych (estimated tax) co kwartał . Zaliczkami opłaca się zarówno podatek dochodowy, jak i podatek SE. Zaliczki płaci się za pomocą formularza 1040-ES (Estimated Tax for Individuals).
  
  

• Podatki stanowe i lokalne: W większości stanów będziesz musiał też złożyć stanową deklarację PIT, jeśli stan pobiera podatek dochodowy (np. Nowy Jork, Illinois czy Kalifornia mają własne podatki dochodowe). Floryda jest jednym z nielicznych stanów bez podatku dochodowego od osób fizycznych. Dodatkowo, jeśli sprzedajesz towary, możesz potrzebować licencji na sprzedaż (Sales Tax Permit) oraz odprowadzać podatek sprzedażowy. Sprawdź przepisy stanu dotyczące podatków od sprzedaży i użytkowania (sales/use tax).
  
  

Podsumowując: obowiązki samozatrudnionego obejmują coroczne składanie zeznania 1040 (ze Schedule C i Ewentualnie Schedule SE) oraz wpłacanie podatków w trakcie roku. IRS jasno instruuje, że „osoby samozatrudnione generalnie muszą składać roczną deklarację podatkową i opłacać zaliczki kwartalne” , a także odprowadzać podatek Social Security/Medicare (SE tax) od zysków .

Gdzie szukać wsparcia i pomocy

W USA istnieje wiele instytucji oferujących bezpłatne doradztwo i szkolenia dla małych firm. Najważniejsze to:

• Small Business Administration (SBA): Federalna agencja SBA wspiera przedsiębiorców na różne sposoby. Na początek warto odwiedzić lokalne district office SBA – to biura stanowe, gdzie można uzyskać bezpłatne konsultacje biznesowe, porady finansowe i szkolenia . SBA łączy również biznesmenów z lokalną siecią Small Business Development Centers (SBDC), które oferują warsztaty, kursy i indywidualne doradztwo. SBA zauważa, że SBDC „zapewniają szkolenia przedsiębiorcze i doradztwo” dla małych firm .
  
  

• SCORE: To sieć wolontariuszy-doradców biznesu, którą wspiera SBA. Mentorzy SCORE to doświadczeni przedsiębiorcy, którzy oferują darmowe porady w kwestiach finansów, planowania biznesu czy marketingu . Pomagają również w opracowaniu biznesplanu i rozwoju firmy. SBA podkreśla, że SCORE udostępnia „mentorów biznesowych z całego kraju” oferujących wskazówki na różnych etapach rozwoju firmy . Na stronie SCORE można znaleźć najbliższego doradcę lub lokalne warsztaty.
  
  

• Lokalne programy: Oprócz powyższych organizacji, wiele stanów czy miast ma własne inicjatywy wsparcia dla małych biznesów (np. programy grantowe, inkubatory przedsiębiorczości). Na przykład Women’s Business Centers (WBC) oferują szkolenia dla przedsiębiorczyń, a Veterans Business Outreach Centers dla weteranów. Polskie organizacje i izby gospodarcze w USA czasem organizują seminaria lub konsultacje dla polskich przedsiębiorców. Warto też sprawdzić portale stanowe (np. departamenty handlu) i stowarzyszenia biznesu w danym regionie.
  
  

Dzięki tym źródłom Polak przybywający do USA może otrzymać darmowe porady i materiały edukacyjne na temat prowadzenia działalności. SBA zachęca do korzystania z SBDC oraz lokalnych oddziałów, a program SCORE umożliwia kontakt z doświadczonym mentorem – wszystko to zupełnie bezpłatnie .

Zakończenie

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w USA może wydawać się skomplikowane, ale z odpowiednimi informacjami i źródłami jest to proces wykonalny. Kluczem jest wybór formy prawnej (jednoosobowa działalność, LLC czy korporacja), rejestracja firmy w wybranym stanie, uzyskanie numeru EIN na stronie IRS oraz sprawdzenie, czy twój biznes wymaga dodatkowych licencji. Pamiętaj o terminowym rozliczaniu podatków – roczne zeznanie podatkowe i kwartalne zaliczki to podstawa. Zachęcamy również do korzystania z pomocy darmowych programów SBA i SCORE, które pomogą ci rozwinąć firmę i uniknąć typowych pułapek.

Na PolonAds.com znajdziesz aktualne ogłoszenia oraz kontakty do firm wspierających przedsiębiorców: biur rachunkowych, kancelarii prawnych, firm szkoleniowych itp. Życzymy powodzenia w realizacji biznesowych celów w USA – niech poradnik PolonAds pomoże Ci bezpiecznie wystartować!

Polecane ogłoszenia

• Biuro rachunkowe „Mój Księgowy” – kompleksowa obsługa księgowa polskich firm w USA (zakładanie firmy, podatki, rozliczenia).
  
  

• Kancelaria „BiznesUSA” – doradztwo prawne i formalności przy rejestracji spółek na terenie Stanów.
  
  

• Kurs „Biznes w USA” – szkolenia online dla przedsiębiorców planujących otwarcie działalności w USA, obejmujące prawne i podatkowe aspekty startu.
  
  

Powodzenia w zakładaniu biznesu za granicą i zapraszamy do korzystania z portalu PolonAds!

Źródła: Oficjalne strony rządowe (IRS, stanowe portale licencyjne, SBA) .