Rozliczenia podatkowe w USA – poradnik dla Polaków

Witamy na portalu PolonAds.com! Rozliczenia podatkowe w Stanach Zjednoczonych mogą wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla osób przyjeżdżających spoza USA. Przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik, który wyjaśni m.in., kto musi składać zeznanie podatkowe, jakie są najważniejsze formularze, terminy, ulgi oraz konsekwencje uchybień. Poniżej znajdziesz praktyczne informacje ułatwiające poruszanie się w amerykańskim systemie podatkowym.

Kto musi składać deklarację podatkową?

• Rezydenci podatkowi (podatkowi rezydenci USA) – to osoby posiadające zieloną kartę (green card) lub spełniające tzw. test obecności (Substantial Presence Test). Rezydenci podlegają takim samym zasadom jak obywatele USA – składane jest standardowe zeznanie Form 1040 (ewentualnie 1040-SR dla seniorów). Z reguły muszą rozliczyć się, jeśli ich dochód przekracza standardową kwotę wolną (w 2024 dla singli jest to $14,600, dla małżeństw wspólnie $29,200) . W praktyce: jeśli pracujesz na umowę o pracę (otrzymujesz formularz W-2) lub prowadzisz działalność (formularz 1099), musisz sprawdzić, czy osiągnięte dochody przekraczają te progi.
  
  

• Nierezydenci z dochodem w USA – cudzoziemcy, którzy nie spełniają kryteriów rezydencji podatkowej, ale uzyskują dochody ze źródeł amerykańskich (np. pracują w USA na określonym czasie, otrzymują stypendium, wykonują zlecenia), składają zeznanie Form 1040-NR. IRS podkreśla, że każdy nierezydent zaangażowany w handel lub działalność w USA albo mający w USA dochód niepokryty w całości zaliczką (np. wynagrodzenie czy dywidendy) musi złożyć 1040-NR . Na przykład studenci i nauczyciele przebywający w USA na wizach F, J, M lub Q są traktowani jak prowadzący działalność i również powinni składać 1040-NR, jeśli osiągną dochód podlegający opodatkowaniu .
  
  

• Pracownicy etatowi – jeśli pracujesz na etacie w USA, pracodawca powinien wystawić Ci Form W-2 do końca stycznia za poprzedni rok. Musisz złożyć zeznanie, nawet jeśli podatek dochodowy był już częściowo potrącany – często warto to zrobić, aby odzyskać nadpłatę (zwrot) czy skorzystać z ulg.
  
  

• Samozatrudnieni i kontraktorzy – osoby pracujące na własny rachunek (lub na kontrakcie jako niezależny wykonawca, otrzymujący Form 1099-NEC) także muszą się rozliczyć. IRS wymaga złożenia zeznania, jeśli dochód netto z samozatrudnienia wyniósł co najmniej $400 (dotyczy to obowiązku podatku od ubezpieczeń społecznych) . Ponadto, klient płacący Ci ≥$600 za usługę w ciągu roku wyśle Ci formularz 1099-NEC (kopię do IRS) .
  
  

Podsumowując: każda osoba z zagranicy pracująca lub prowadząca działalność w USA powinna sprawdzić swój status podatkowy. Jeśli dochody przekraczają minimalne progi lub w zeznaniu ma być ubiegana o zwrot czy ulgi, konieczne jest złożenie deklaracji. Brak złożenia zeznania mimo obowiązku grozi karami (patrz niżej) .

Formularze podatkowe

• Formularz 1040 – standardowy amerykański formularz podatkowy dla rezydentów podatkowych i obywateli USA. Wypełnia się go na podstawie wszystkich uzyskanych dochodów (także zagranicznych) i skorzystanych odliczeń. Resumując: rezydenci rozliczają się tak samo jak obywatele.
  
  

• Formularz 1040-NR – przeznaczony dla nierezydentów podatkowych z dochodem w USA. Jeśli spełniasz opisane wyżej warunki dla nierezydentów, właśnie tym formularzem się rozliczasz .
  
  

• Formularz W-2 (Wage and Tax Statement) – wystawiany przez pracodawcę pracownikowi. Zawiera informacje o zarobkach brutto i pobranych podatkach (federalnym, stanowym, Social Security, Medicare) za dany rok . Każdy pracodawca zobowiązany jest dostarczyć pracownikowi kopię W-2 do 31 stycznia następnego roku.
  
  

• Formularz 1099 – seria formularzy dla płatności innych niż wynagrodzenie pracownika. Najczęściej dotyczy kontraktorów: 1099-NEC (nonemployee compensation) otrzymują osoby, którym zapłacono ≥$600 za usługi na rzecz płatnika (nie będące wynagrodzeniem pracowniczym) . Klient (zleceniodawca) wysyła Ci kopię 1099-NEC do końca stycznia oraz zgłasza ją IRS. Ty używasz tego do wypełnienia Zeznania (często w formularzu 1040 + Schedule C).
  
  

• Formularz W-4 (Employee’s Withholding Certificate) – wypełniają go pracownicy na początku zatrudnienia, by określić, ile podatku ma być potrącane z wypłaty. Na podstawie W-4 pracodawca ustala zaliczkę na podatek dochodowy. IRS zaleca aktualizowanie W-4 w razie zmiany sytuacji osobistej lub finansowej .
  
  

Terminy składania i płatności

Termin federalnego zeznania PIT za rok podatkowy 2024 upływa 15 kwietnia 2025 . Do tego dnia należy nie tylko złożyć formularz, ale i opłacić ewentualny podatek (zaliczka lub dług). Jeśli potrzebujesz więcej czasu, możesz złożyć wniosek o przedłużenie terminu (extension) – automatyczne przesunięcie do 15 października 2025, ale IRS podkreśla, że wszelkie należne podatki trzeba uiścić do kwietnia, inaczej naliczone zostaną odsetki i kary . Podatnicy rozliczający się na podstawie roku kalendarzowego standardowo korzystają z formularza 1040; jeśli jednak rozliczasz rok podatkowy nietypowy (rok firmowy), termin przypada w czwartym miesiącu po jego zakończeniu.

Osoby samozatrudnione lub pracujące bez standardowego zatrudnienia powinny pamiętać o płatnościach szacunkowych (estimated tax). Zaliczki są wpłacane kwartalnie – zwykle do 15 kwietnia, 15 czerwca, 15 września oraz 15 stycznia kolejnego roku (formularz 1040-ES). Dokładne terminy potwierdzisz na stronie IRS. Ponadto, wielu stanów wymaga oddzielnych rozliczeń podatkowych – terminy stanowe najczęściej zbieżne są z federalnymi, ale warto sprawdzić szczegóły na oficjalnym portalu podatkowym danego stanu.

Podstawowe ulgi i kredyty

• Standard Deduction – podstawowa ulga podatkowa odliczana od dochodu (równoważna polskiej kwocie wolnej). W 2024 wynosi $14,600 dla osoby samotnej poniżej 65 roku życia oraz $29,200 dla małżeństw składających wspólnie (obejmujących oboje małżonków poniżej 65 roku) . Osoby powyżej 65 lat mają wyższy limit. Dzięki tej uldze część dochodu nie jest w ogóle opodatkowana. Jeśli rozliczasz się wspólnie z małżonkiem, wspólna ulga jest podwojona (plus dodatkowe kwoty za wiek/blindness).
  
  

• Child Tax Credit (kredyt na dziecko) – na rok 2024 wynosi do $2,000 na każde dziecko (w wieku do 17 lat) i obniża podatek należny . Część tego kredytu jest zwrotna: do $1,700 na dziecko możesz otrzymać jako zwrot (Additional Child Tax Credit) nawet jeśli nie masz podatku do zapłacenia . Aby zakwalifikować dziecko, musi ono mieć nadany numer Social Security, być Twoim zależnym i spełniać kryteria wieku oraz pokrewieństwa.
  
  

• Earned Income Tax Credit (EITC) – zwrotny kredyt dla pracujących o niskich lub umiarkowanych dochodach, szczególnie tych wychowujących dzieci. Maksymalna wartość kredytu (za rok 2024) to $6,960 dla rodziny z dwójką dzieci i $7,830 dla trojga i więcej dzieci . Bez dzieci EITC wynosi maks. $632. Aby otrzymać EITC, Twój zarobek nie może przekroczyć określonego progu (np. ok. $66,819 w 2024 dla małżeństwa z trójką dzieci) . Wysokość kredytu zależy od liczby dzieci i dochodu, można to wyliczyć za pomocą kalkulatora EITC na IRS.gov.
  
  

• Inne ulgi i odliczenia – w USA istnieje szereg dodatkowych odliczeń: np. odsetki od kredytu hipotecznego, darowizny charytatywne, koszty edukacji (do pewnych limitów kredytów American Opportunity lub Lifetime Learning), składki emerytalne itp. Wiele z nich wymaga dokumentowania (formularze 1098 itp.). Warto sprawdzić w IRS publikacje dotyczące tych odliczeń lub skorzystać z oprogramowania/pomocy księgowego, by zoptymalizować swój zwrot.
  
  

Konsekwencje niezłożenia lub niezapłacenia podatku

Brak złożenia zeznania w terminie lub niezapłacenie należnego podatku może skutkować karami finansowymi i odsetkami:

• Kara za nieterminowe złożenie deklaracji: wynosi 5% niezapłaconej kwoty podatku za każdy miesiąc zwłoki (lub ich część), maksymalnie 25% całkowitego podatku . Jeśli zeznanie jest opóźnione o ponad 60 dni, minimalna kara wynosi $510 (dla okresu po 2024) lub równowartość 100% niezapłaconego podatku, w zależności co jest mniejsze . Jeśli dochodzą kary za nieterminowe zapłacenie (patrz niżej), kara za nieterminowe złożenie zostaje zmniejszona o biegnący procent kary płatniczej .
  
  

• Kara za nieterminową zapłatę podatku: odsetki od zaległości (ustalane kwartalnie przez Federalną Rezerwę) oraz dodatkowa kara w wysokości 0,5% niezapłaconej kwoty za każdy miesiąc opóźnienia (maks. 25%). Kara ta naliczana jest od dnia następującego po terminie płatności (15 kwietnia) do dnia uregulowania długu. Ważne: nawet jeśli złożyłeś wniosek o przedłużenie złożenia deklaracji, wszelkie należne podatki muszą być zapłacone na czas, inaczej odsetki i kara będą narastać .
  
  

• Ważne ostrzeżenie: Długotrwałe uchylanie się od obowiązków podatkowych może prowadzić do egzekucji i sankcji karnych. IRS podkreśla, że umyślne niezgłoszenie zeznania to przestępstwo podatkowe . W praktyce niewywiązanie się z obowiązków może skutkować dodatkowymi grzywnami, konfiskatą refundów lub innymi działaniami służb skarbowych. Dlatego zawsze lepiej rozliczyć się poprawnie i w terminie.
  
  

Gdzie szukać pomocy?

• IRS Free File – bezpłatna usługa online na stronie IRS dla podatników o dochodzie do $84,000 rocznie. Umożliwia bezpłatne przygotowanie i elektroniczne złożenie zeznania federalnego przy pomocy przewodników i sprawdzonego oprogramowania . Dla osób z wyższymi dochodami dostępne są też darmowe formularze elektroniczne (Free File Fillable Forms). Program jest bezpieczny i obsługiwany przez renomowane firmy (IRS gwarantuje poprawność obliczeń).
  
  

• Programy VITA i TCE – IRS prowadzi sieć wolontariackich punktów pomocy podatkowej: Volunteer Income Tax Assistance (VITA) oraz Tax Counseling for the Elderly (TCE) .
  
  

• VITA oferuje bezpłatną pomoc w przygotowaniu zeznania osobom o niskich dochodach (zazwyczaj dochód ≤ ~$67,000 rocznie), niepełnosprawnym oraz osobom z ograniczoną znajomością języka angielskiego .
  
  

• TCE skierowane jest głównie do osób powyżej 60. roku życia oraz emerytów, zwłaszcza w sprawach związanych z rentami i świadczeniami społecznymi .
  
  Wolontariusze VITA/TCE są certyfikowanymi doradcami podatkowymi – przechodzą szkolenia i stosują standardy IRS, co gwarantuje rzetelność rozliczeń . Adres najbliższego punktu VITA/TCE można znaleźć na stronie IRS lub dopytać w lokalnych urzędach skarbowych.
  
  

• Konsultacje z doradcami i biurami księgowymi – w miastach z polskimi społecznościami działają polskojęzyczne biura rachunkowe i księgowi specjalizujący się w rozliczeniach międzynarodowych. Na PolonAds.com znajdziesz ogłoszenia takich usług – warto zwrócić uwagę na opinie i doświadczenie biura.
  
  

• Źródła oficjalne – IRS.gov oferuje wiele zasobów (publikacje, instrukcje, FAQ). Ponadto każdy stan posiada swój portal podatkowy (np. California Franchise Tax Board, New York State Department of Taxation), na którym znajdziesz informacje o stanowych terminach, ulgach i formularzach. Korzystaj z oficjalnych materiałów IRS i rządowych dla najbardziej aktualnych wytycznych.
  
  

Podsumowanie

Bez względu na rodzaj zatrudnienia czy status rezydencji, każdy Polak pracujący w USA powinien orientować się w obowiązkach podatkowych. Kluczem jest złożenie właściwego formularza we właściwym terminie, a także skorzystanie z dostępnych ulg (standardowa kwota wolna, Child Tax Credit, EITC itp.) dla obniżenia podatku. W razie wątpliwości zawsze warto uzyskać pomoc – czy to przez IRS Free File, bezpłatne programy VITA/TCE, czy doświadczonych księgowych (polecane na PolonAds.com). Pamiętaj też o rozliczeniu ewentualnych podatków stanowych. Uporządkuj dokumenty (W-2, 1099, rachunki i paragony) i miej pewność, że spełniasz wszystkie wymogi, aby uniknąć kar.

Na PolonAds.com regularnie publikujemy ogłoszenia biur rachunkowych i usług rozliczeniowych – sprawdź, kto w Twojej okolicy oferuje pomoc w Twoim języku. Powodzenia w rozliczeniach i zapraszamy do korzystania z zasobów naszego portalu!

Polecane ogłoszenia

• Biuro Rachunkowe Nowak i Partnerzy (Chicago) – kompleksowe usługi księgowe i podatkowe. Pomoc przy rozliczeniach federalnych i stanowych, doświadczeni doradcy mówiący po polsku.
  
  

• Księgowość Kowalski (New York) – polskojęzyczny księgowy specjalizujący się w rozliczeniach osób indywidualnych oraz małych firm. Indywidualne podejście i doradztwo w rozliczeniach transgranicznych.
  
  

• ABC Tax Services (New Jersey) – profesjonalne biuro podatkowe oferujące przygotowanie i sprawdzenie zeznań podatkowych, w tym pomoc dla cudzoziemców. Kompleksowa obsługa z gwarancją poufności.
  
  

• Polish Accounting Group (Los Angeles) – sieć biur rachunkowych w Kalifornii. Doradztwo podatkowe, księgowość, prowadzenie dokumentacji. Na miejscu wsparcie w języku polskim i angielskim.
  
  

(Sprawdź aktualne oferty i opinie usługodawców na PolonAds.com).